Indahnya Berbagi

Buku ini untuk mereka yang mejanya penuh sesak dengan kertas bertumpuk tumpuk, susah mencari kembali file yang diperlukan, ratusan email belum terbalas, dan hidup dari satu krisis ke krisis berikutnya. Managemen waktu menjadi penting di era information-overflow ini.

Getting Things Done adalah salah satu buku apik dari jenis buku buku self-help. Beberapa karya sejenis terdahulu yang cukup terkenal antara lain To Do, Doing, Done (Joyce Wycoff), The Organized Executive (Stephanie Winston) dan If you haven’t got the time to do it right, when will you find the time to do it over (Jeffrey J. Mayer).

Semua sistem time management selalu berusaha mencari cara terbaik untuk menjawab: APA yang mesti dilakukan, KAPAN, dan BAGAIMANA melakukannya. Metode yang dipakai dalam buku ini telah dikembangkan selama dua puluh tahun oleh pengarang yang juga seorang managemen konsultan dengan fokus pada time management.

Buku ini dibagi dalam tiga bagian: Seni menyelesaikan pekerjaan, Melatih produktifitas tanpa stress, dan Kekuatan prinsip prinsip utama. Ada tiga belas bab yang menerangkan dengan contoh2 yang jelas langkah demi langkah untuk membenahi pengaturan waktu kita. Dibutuhkan kira2 dua hari kerja penuh untuk mengerjakan penataan ini dan sebuah komitmen untuk memperbaiki diri kita. Inti proses pengaturan ini dibagi lima: pengumpulan data, proses, organisasi, review dan pelaksanaan.

Pengumpulan data. Semua list dan dokumen pekerjaan yang belum tuntas dikumpulkan seluruhnya dulu pada satu tempat, baik yang berupa emails, kertas kerja, dokumen, nota tagihan, penawaran, data proyek dan lain2. Dimulai dari meja kerja utama, laci, lemari sampai sudut2 ruangan. Semua data masuk dalam In-Basket.

Proses. Lihatlah dokumen2 tersebut, lalu tanyakan pada diri anda: Apakah ada yang dapat dikerjakan? Bila tidak, maka kesampingkan data tersebut dan masukkan dalam satu dari tiga kategori ini: tempat sampah, tempat referensi, dan tempat kerja masa depan. Tempat sampah jelas perlu sekali, banyak hal yang sebenarnya boleh dibuang tapi tertimbun dalam lautan data kita. Referensi untuk dokumen yang tidak dapat anda tindak lanjuti segera tapi mungkin suatu waktu akan anda perlukan dijadikan satu. File masa depan untuk hal2 yang tidak jelas apakah nantinya akan anda kerjakan atau tidak sementara ini dijadikan satu juga.

Bila jawab atas pertanyaan Apakah ada yang dapat dikerjakan? adalah YA, maka tentukan tindakan apa yang mesti dilakukan. Bila hal itu pekerjaan proyek besar yang mempunyai banyak langkah pengerjaan maka jadikan satu pada kelompak PROYEK. Bila pekerjaan itu bukan proyek besar maka lakukanlah ‘TES DUA MENIT’?, artinya pertanyakan apakah menyelesaikan kerja itu cukup dalam dua menit atau tidak. Bila bisa diselesaikan dalam dua menit, maka segera selesaikanlah pekerjaan itu tanpa menuggu lagi. Tapi bila tidak dapat selesai dalam dua menit, maka pilihlah ‘delegasikan’? atau ‘kerjakan kemudian’?. Kerjakan kemudian ini juga dibagi menjadi dua: masukan kalender atau next action list. Kalender untuk pekerjaan yang butuh waktu spesifik untuk penyelesaiannya, sedang next action untuk lainnya.

Organisasi data. Umumnya ada 7 kelompok data yang perlu ditata rapi: List proyek besar; Materi proyek besar; Kalender yang dapat ditulisi; Next Action list; List pekerjaan delegasi; Materi referensi; dan File masa depan. Semua data dari In-Basket harus dapat dipastikan akan dimasukkan ke salah satu dari 7 kelompok ini dalam sekali jalan, dan tidak diambangkan. Ini perlu untuk membuat pikiran kita tenang dan jernih. Hanya dengan pikiran yang jernihlah kita dapat menyelesaikan pekerjaan didepan kita dengan hasil maksimum.

Review. Setiap hari pekerjaan kita terfokus pada dua hal, Kalender dan Next Action list. Tapi general review harus dilakukan seminggu sekali, misalnya hari Jumat siang, untuk menyelesaikan dan merapikan sistem. Kertas2 yang berterbangan, catatan kecil, kemajuan proyek, pekerjaan yang selesai dan belum selesai diminggu itu, dan juga melihat file list masa depan. Review yang lebih besar dapat dilakukan secara berkala misalkan setiap semester atau setiap tahun.Ada 6 level review yang perlu kita lakukan menghadapi hidup ini: Pekerjaan sehari hari, Proyek2 berjalan, Area pekerjaan kita, Tujuan tahunan kita, Tujuan jangka panjang 3-5 tahun kita, dan Arah hidup kita.

Mind-mapping adalah metode pencatatan dan penggambaran yang sangat menarik dan berguna. Mind-mapping menggunakan otak kanan dan kiri untuk mencatat, meeting, brainstorming, mengarang, presentasi dan penangkapan ide. Metode ini ditulis singkat di halaman 71. Metode ini ditemukan oleh Tony Buzan dan telah ditulis diberbagai buku, yang terkenal diantaranya Mind Mapping: Your personal guide to exploring Creativity and Problem Solving (Joyce Wycoff), How to think like Leonardo Da Vinci (Michael J.Gelp), dan buku The Mind Map Book oleh Tony Buzan sendiri. Saya menyarankan pembaca untuk mencoba metode yang sangat berguna ini. Banyak pula situs internet yang menjelaskan metode ini.

Pelaksanaan. Ada empat kriteria pelaksanaan pekerjaan anda sehari hari: Kontek, Waktu yang tersedia, Energi yang ada, dan Prioritas. Kontek menyesuaikan tempat atau posisi kerja, di rumah, di kantor, di komputer, atau hanya waktu sedang bepergian ke luar negeri. Waktu yang tersedia dan energi yang ada harus disesuaikan dengan pekerjaan yang ada pada list anda. Prioritas jelas merupakan hal penting, yang membedakan orang yang berhasil dari orang yang gagal.

Buku ini tidak memaksa kita memakai model kertas khusus, atau memakai program komputer apa, tetapi lebih memberikan saran pada langkah langkah kita mengatur actions kita dalam hidup ini. Ditulis dengan sangat detail dalam memberi contoh ataupun mengatur sistem kita, sehingga cukup berhasil sebagai sebuah buku ‘how-to’? dalam actions management.

Salah satu pola seminar sukses di Amerika adalah menerbitkan buku yang cukup berhasil, sambil berbisnis seminar. David Allen mengikuti jejak rekan2 nya yang lain seperti Tom Peters (In Search of Exellence) , Stephen Covey ( 7 Habits of Highly Successful People), Ken Blanchard (The One Minute Manager), dan Anthony Robbins (Awaken the Giant within). Sekali seminar pembicara papan ini bisa mendapat 50.000 – 75.000 USD, dan beaya ikut seminar sehari antara 300-400 USD. Dua hari seminar David Allen dengan materi yang sama dari buku ini beayanya 695 USD atau enam juta Rupiah lebih. Situs penulis buku ini dapat di akses di www.davidco.com.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

Tag Cloud

%d bloggers like this: